KONSULTTEJA KOSKEVA TIETOSUOJAILMOITUS

VOLVO käsittelee seuraaviin henkilötietojen ryhmiin kuuluvia henkilötietoja (osaa niistä tai kaikkia):

• Henkilöä koskevat tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus, ensisijainen kieli ja valokuva.
• Organisaatiota koskevat tiedot, kuten konsulttitoimeksiannon numero, palvelun kuvaus, työpaikka, liiketoimintayksikkö, osasto, esimies ja suorien alaisten määrä.
• Yhteystiedot, kuten työpaikan sijainti, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Konsulttitoimintaan liittyvät hallinnolliset tiedot, kuten konsultointisopimus ja tiedot toimeksiannon alkamis- ja päättymispäivästä.
• Aikaan liittyvät tiedot, kuten työaika ja toteutuneet työtunnit.
• Turvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten kulkukortit ja käyttöoikeudet sekä kulkukorttien ja käyttöoikeuksien käyttö.
• Terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot, kuten tiedot työtapaturmista.
• Valmistusta/korjausta/huoltoa koskevat tiedot, esimerkiksi sellaisten toimien seuranta ja kirjaaminen, joihin ryhdyt ajoneuvojen valmistuksen, korjausten tai huoltojen yhteydessä.
• Ammattipätevyyteen liittyvät tiedot, kuten opintorekisteriotteet ja osallistuminen koulutuksiin.
• Matkustamiseen liittyvät hallinnolliset tiedot, kuten työmatkoja, varaustietoja, passin numeroa, matkalaskuja ja päivärahoja koskevat tiedot.
• Helpdesk- ja tukitiedot, kuten sinun /VOLVO esimiehesi / henkilöstöhallinnon esittämät kysymykset, jotka liittyvät toimeksiantoosi, IT-laitteisiin tai tukeen, jota olet saanut mainittuihin asioihin liittyen.
• IT-aiheiset tiedot, kuten käyttäjätunnus, salasanat, kirjautumistiedot sekä VOLVO‑yhtiön IT-laitteiden, ‑sovellusten ja ‑palveluiden käyttöä koskevat tiedot ja lokit VOLVO-yhtiön kulloinkin sovellettavien IT-käytäntöjen mukaisesti.

Mainittakoon erikseen, että terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot katsotaan sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti tietyiltä osin arkaluonteisiksi tiedoiksi, joiden käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta. Mainittakoon myös erikseen, että arkaluontoisia tietoja käsitellään yksinomaan lain siihen velvoittaessa ja/tai erikseen pyydetyllä suostumuksella.

Huomaathan myös, että määrätyt ajoneuvon tuottamat tiedot (esim. ajoneuvon/alustan numero ja erilaiset signaalit) tuotetaan automaattisesti, kun käytät Volvon omistamaa tuotetta, kuten kuorma-autoa. VOLVO ei kuitenkaan käytä tällaisia tietoja, ellei käyttö liity testaukseen, laatuongelmien ratkaisemiseen tai tuotekehitykseen.

VOLVO saattaa myös käsitellä rajallisissa määrin sellaisten henkilöiden henkilötietoja (nimeä ja yhteystietoja), jotka olet nimennyt VOLVO-yhteyshenkilöiksi hätätilanteiden varalle.

VOLVO käsittelee henkilötietojasi seuraavin oikeudellisin perustein (lisätietoja on jäljempänä):

• Sopimusvelvoite. VOLVO-yhtiön on esimerkiksi käsiteltävä henkilötietojasi, jotta työnantajasi kanssa tehtyä palvelusopimusta voidaan noudattaa.

• Oikeutetut edut. VOLVO-yhtiön oikeutetut edut tarkoittavat normaalisti päivittäisten toimintojen hallintaa, huolehtimista toimitilojen ja laitteiden turvallisuudesta sekä sisäisen valvonnan toteuttamista. VOLVO punnitsee oikeutettuja etuja tilannekohtaisesti ja tekee arvion siitä, voidaanko henkilötietojen käsittelyn katsoa perustuvan oikeutettuihin etuihin. VOLVO-yhtiön on esimerkiksi käsiteltävä määrättyjä henkilötietoja liikematkoihisi liittyvien tietojen hallinnoimiseksi, jolloin VOLVO-yhtiön oikeutetut edut perustuvat päivittäisten toimintojen turvaamiseen, tai VOLVO-yhtiön on käsiteltävä määrättyjä henkilötietoja yhtiön IT-laitteiden tilan selvittämiseksi, jolloin VOLVO-yhtiön oikeutetut edut perustuvat laitteiden turvallisuudesta huolehtimiseen.

Poikkeustilanteissa ja vain silloin, kun muita laillisia perusteita ei voida soveltaa, VOLVO saattaa pyytää sinulta suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Jos suostumusta käytetään, voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen perumista tapahtuneen, suostumuksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

VOLVO käsittelee henkilötietojasi, kuten edellä on mainittu, jäljempänä eriteltyjä käyttötarkoituksia varten.

Hallinto (perustuu yleensä sopimusvelvoitteeseen ja/tai oikeutettujen etujen punnitsemiseen)

• Rekisteröimisesi VOLVO-yhtiön järjestelmiin ja VOLVO-yhtiöltä saamasi toimeksiannon yleinen hallinta
• Lisenssien asianmukainen käyttö
• Ajantasaisen organisaatiokaavion ja konsulttirekisterin pitäminen, mukaan lukien sisäisten raporttien ja tilastojen tuottaminen
• Projektien seuranta

Raportointi (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai oikeutettujen etujen punnitsemiseen)

• Lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet viranomaisille
• Työajan seuranta laskutustarkoituksessa työnantajaasi varten

Työympäristö ja tuoteturvallisuus (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai oikeutettujen etujen punnitsemiseen)

• VOLVO-yhtiön turvallisen työympäristön turvaamiseen (mukaan lukien kulunhallinta ja luvattoman pääsyn estäminen VOLVO-yhtiön tiloihin ja laitteisiin) liittyvien velvoitteiden täyttäminen sekä muiden työympäristö- ja työlainsäädännössä säädettyjen työympäristöön liittyvien velvoitteiden täyttäminen
• VOLVO-yhtiön tuoteturvallisuuteen ja tuotteiden laatuun liittyvien velvoitteiden täyttäminen

Kehityksesi ja aktiviteettisi (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai sopimusvelvoitteeseen ja/tai oikeutettujen etujen punnitsemiseen)

• Osaamisen kehittämiseen liittyvät aktiviteetit
• Opintoihin ja koulutuksiin osallistuminen ja niihin kannustaminen

Työntekijöiden työhön liittyvät aktiviteetit (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai sopimusvelvoitteeseen ja/tai oikeutettuun etuun)

• Työtehtäviesi suorittaminen, esimerkiksi sähköpostiviestien kirjoittaminen sekä asiakirjojen, raporttien, esitysten ja piirrosten luominen
• Liikematkat
• Vastaaminen sinun/VOLVO-esimiehesi/henkilöstöhallinnon esittämiin kysymyksiin, jotka koskevat toimeksiantoasi, IT-laitteita/-palveluita tai sellaisen tuen toimittamista, jota tarvitset työtehtäviesi suorittamiseksi
• VOLVO-yhtiön kulloinkin sovellettaviin käytäntöihin, mukaan lukien Volvo Groupin toimintaperiaatteisiin ja VOLVO-yhtiön IT-käytäntöihin, liittyvä seuranta, jonka tarkoituksena on varmistaa tällaisten käytäntöjen noudattaminen sekä epäiltyjen kiellettyjen aktiviteettien tutkiminen

Tutkimus- ja kehitystyö sekä laatuongelmien ratkaiseminen (perustuu yleensä oikeutettuun etuun)

• Volvo tuotteisiin (esim. kuorma-autoihin) liittyvä tutkimus- ja kehitystyö, jossa käytetään Volvon omistamien tuotteiden (katso edellä) käyttämisen yhteydessä tuotettavia ajoneuvotietoja
• Volvo tuotteisiin (esim. kuorma-autoihin) liittyvien laatuongelmien ratkaiseminen, jossa käytetään Volvon omistamien tuotteiden (katso edellä) käyttämisen yhteydessä tuotettavia ajoneuvotietoja

VOLVO hankkii henkilötietosi pääasiassa suoraan sinulta, VOLVO-esimieheltäsi, työnantajaltasi, henkilöstöhallinnolta tai muulta kolmannelta osapuolelta, jolta olet ohjeistanut meitä hankkimaan henkilötietojasi. VOLVO-yhtiön IT-järjestelmä voi luoda osan henkilötiedoista automaattisesti. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjätunnukset.

Konsultointisopimuksen mukaisen työn toteuttamiseen tarvitaan välttämättä henkilötietojasi, ja ilman niitä sopimusta ei välttämättä voida tehdä.

VOLVO ei normaalisti jaa henkilötietojasi kenenkään Volvo Groupiin kuulumattoman tahon kanssa, elleivät lait tai määräykset sitä edellytä. VOLVO voi kuitenkin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi jakaa henkilötietojasi muiden Volvo Group ‑yhtiön kanssa, myös Euroopan unionin (EU:n) tai Euroopan talousalueen (ETA:n) ulkopuolisen yhtiön kanssa. Volvo voi myös henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi jakaa henkilötietojasi kolmansina osapuolina toimivien toimittajien kanssa, myös EU:n/ETA-alueen ulkopuolisen toimittajan kanssa.

VOLVO huolehtii riittävien suojatoimien käyttämisestä, jotta henkilötietosi suojataan riittävän hyvin sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tämä voi tarkoittaa EU:n hyväksyttyihin mallisopimuslausekkeisiin, EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Privacy Shield ‑sopimukseen tai muihin vastaaviin mekanismeihin perustuvien yhtiön sisäisten tai ulkoisten tietojenkäsittelysopimusten käyttämistä sen mukaan, mitä asiaankuuluvat viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet. Jos sinulla on kysyttävää tietojen siirtämisestä, ota yhteyttä VOLVO-yhtiön tietosuojavaltuutettuun.

VOLVO säilyttää henkilötietojasi normaalisti konsultointisopimuksen keston ajan. Konsultointisopimuksen päätyttyä VOLVO säilyttää vain henkilötietoja, jotka katsotaan tarpeellisiksi niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten henkilötiedot on kerätty, ja ainoastaan siihen saakka, että nämä käyttötarkoitukset on täytetty, tai tätä pidempään siinä tapauksessa, että tietojen säilyttäminen katsotaan tarpeelliseksi paikallisten lakivelvoitteiden täyttämiseksi tai lakivaatimusten täyttämiseksi tilanteessa, johon liittyy todellisia, uhattuja tai ennakoituja kiistoja tai vaatimuksia.  

Sinulla on oikeus pyytää VOLVO-yhtiöltä tietoja VOLVO-yhtiön käsittelemistä henkilötiedoista sekä oikeus saada pääsy kyseisiin henkilötietoihin. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisua, jos ne ovat virheellisiä, sekä pyytää henkilötietojesi poistamista. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista eli oikeus pyytää VOLVO-yhtiötä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyissä olosuhteissa. Sinulla on myös oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä tai käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Sinulla on myös oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (henkilötietojen siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle), jos VOLVO-yhtiön toimesta tapahtuva henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimusvelvoitteeseen ja tapahtuu automatisoidusti.

Sinulla on myös oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valituksia, joita sinulla voi olla koskien VOLVO-yhtiön toimesta tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos haluat lisätietoja näistä oikeuksista sekä niiden käyttämisestä, ota yhteyttä VOLVO-yhtiön tietosuojavaltuutettuun. 

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista